De opsteller van een standaard of afspraak, de eigenaar van een ketenvoorziening of opdrachtgever van een ketenproject c.q. -programma kunnen te allen tijde een ROSA-architectuurscan aanvragen. Het precieze moment van aanvraag is mede afhankelijk van de beschikbare documentatie; die moet immers een bepaald volwassenheidsniveau hebben bereikt om een inhoudelijk goede scan uit te kunnen voeren. Tegelijkertijd geldt: hoe eerder in het proces een scan wordt uitgevoerd, des te groter de mogelijkheid is om de adviezen uit de scan in het project te betrekken. Het is aan de aanvrager om op basis van deze afweging het juiste moment voor een scan te bepalen.

Wat is het doel van een ROSA-scan?

Met de ROSA-architectuurscan worden op systematische wijze alle architectuuraspecten van een standaard, afspraak of voorziening in kaart gebracht en worden knelpunten en kansen gesignaleerd. De scan biedt de aanvrager concrete handvatten voor toepassing van ROSA, en de mogelijkheid om lessen en ervaringen uit het project terug te koppelen aan ROSA. De resultaten uit een architectuurscan kennen drie belangrijke doelgroepen:

1. de aanvrager van de architectuurscan kan op basis van de scanresultaten en adviezen knelpunten en kansen signaleren en daar onder eigen regie opvolging aan geven (voor voorbeelden zie Uitgevoerde ROSA Architectuurscans);
2. de Architectuurraad krijgt op basis van de uitkomsten van de architectuurscan inzicht in de toepassing en toepasbaarheid van ROSA, en leidt daar mogelijke verbeteringen voor de ketenreferentiearchitectuur uit af;
3. andere ketenpartners worden via de gepubliceerde architectuurscan in staat gesteld kennis te nemen van architectuurwijzigingen in het onderwijsdomein en het belang hiervan voor de eigen organisatie of achterban te bepalen. Dit ondersteunt transparantie in de informatiehuishouding van het onderwijsdomein en een gelijke informatiepositie.

Zie verder ook: Doel van de ROSA-Architectuurscan.

Wat gebeurt er met de resultaten van de ROSA-Architectuurscan?

Het advies van de Architectuurraad op basis van de ROSA-Architectuurscan is vooral bedoeld om de aanvrager van de scan in staat te stellen om de beste beslissingen te nemen ondersteund door zoveel mogelijk relevante en beschikbare kennis en inzichten. Het is uiteindelijk aan de aanvrager wat er met de adviezen wordt gedaan, wel verwacht de Architectuurraad middels een constructieve dialoog een uitleg van de gemaakte keuzes en een extra toelichting als er afgeweken wordt van de referentie. Dat kan voor de Architectuurraad bijvoorbeeld aanleiding zijn om te investeren in onderdelen in de ROSA.

De Standaardisatieraad is de bestuurlijke tegenhanger van de Architectuurraad, zij is bestuurlijk verantwoordelijk voor de adviezen van de Architectuurraad en vergewist zich ervan dat er op een goede manier wordt omgegaan met de uitkomsten van de ROSA-Architectuurscan. De Architectuurraad worden bijvoorbeeld verzocht om te investeren in onderdelen van de ROSA of de samenhang met de andere onderwijsarchitecturen. Ook kan de Standaardisatieraad het gesprek aangaan met de opdrachtgever van de aanvragende partij als bepaalde keuzes toelichting behoeven.

Dit alles heeft tot doel het werken onder architectuur te bevorderen bij de inrichting van de digitale informatiehuishouding van het onderwijs: zodat projecten, programma’s en andere trajecten de beste (architectuur-) beslissingen kunnen nemen voor zowel korte als lange termijn, zodat uiteindelijk de onderwijsdeelnemers, onderwijsmedewerkers en andere betrokkenen hier optimaal van profiteren.

Waar moet u op letten bij de aanvraag?

De ROSA-architectuurscan is, naast andere instrumenten zoals de PIA (privacy impact assessment), een kwaliteitsinstrument voor de opdrachtgevers van een ketenproject om de risico’s in te schatten en de kwaliteit in kaart te brengen om zo met een betere onderbouwing de beste keuzes te kunnen maken bij de inrichting van het project. De ROSA-Architectuurscan richt zich op de kwaliteit van de ketenaspecten en zorgt voor het meten en borgen van de samenhang met andere ketenontwikkelingen. De ROSA (de onderwijsketenreferentie-architectuur) vormt het referentiekader waartegen de scan wordt uitgevoerd.

De voorziening of het project is geschikt voor een ROSA-Architectuurscan als aan de volgende punten is voldaan:

• De aanvrager is de opdrachtgever van een nieuwe ketenuitwisseling of eigenaar van een ketenvoorziening.
• De ROSA-Architectuurscan wordt tijdig aangevraagd zodat het ketenproject kan inspelen op het advies.
• Het betreft een ketenuitwisseling of -voorziening waar minimaal twee partijen en een onderwijsinstelling bij betrokken zijn, én;
• Er is sprake van vanuit architectuuroogpunt relevante wijzigingen. Dit kan gaan om inhoudelijke, architectuur gerelateerde wijzigingen in het ketenproject (bijvoorbeeld een scopewijziging, uitbreiding van het toepassingsgebied of extra begrippen die nodig zijn in de uitwisseling), maar ook om relevante wijzigingen in de projectcontext, bijvoorbeeld aangescherpte (privacy-)wetgeving etc.
• Er is een architectuur gerelateerd issue tussen partijen ontstaan gedurende de realisatie van een voorziening, waarbij het helpt dat er een (hernieuwde) ROSA-Architectuurscan wordt uitgevoerd.

De ROSA-Architectuurscan geeft adviezen aan het ketenproject, zorgt voor verrijking van ROSA en stelt andere ketenpartijen in staat om kennis te nemen van architectuurwijzigingen zodat zij hiervan het belang kunnen bepalen voor de eigen organisatie of achterban. De bevindingen en adviezen in de ROSA-scan worden om die reden gepubliceerd op de ROSA-wiki en zijn voor anderen in te zien.

Meer over de uitvoering van het scanproces zelf is te vinden op de ROSA-pagina Uitvoering van een ROSA-Architectuurscan.

Hoe ziet het aanvraag- en scanproces eruit?

Stap 0: Voorbereiding

De stuurgroep van een ketenproject of van een ketenvoorziening neemt vanaf de start van een nieuwe ontwikkeling (bijv. een project voor vernieuwing van een bestaande ketenvoorziening) in de planning op welk(e) moment(en) tijdens het project er een ROSA-scan wordt aangevraagd. Dit kunnen meerdere momenten zijn tijdens het project waarop (opnieuw) een scan wordt aangevraagd.

Stap 1: Aanvragen

De aanvrager vraagt via info(Replace this parenthesis with the @ sign)edustandaard.nl de ROSA-Architectuurscan aan en stelt een architectuurpitch op die zowel de aanvraag formaliseert als de context van het project of voorziening schetst. Tevens stelt de aanvrager de relevante documentatie vanuit het ketenproject beschikbaar aan Bureau Edustandaard. De architectuurpitch en documentatie wordt gebruikt als input voor de ROSA-architectuurscan en als input voor de relevante pagina’s op de ROSA-wiki.

Pitch ROSA-architectuurscan (Word)

Pitch ROSA-architectuurscan (PDF)

Stap 2: Beoordeling aanvraag

Bureau Edustandaard beoordeelt de aanvraag op of het project of voorziening past binnen de scope van ROSA; de mate van urgentie; en wat is de reden is van de aanvraag. Het Bureau besluit of de scan uitgevoerd kan worden en koppelt dit terug aan de aanvrager. De planning wordt opgesteld samen met de aanvrager waarin ook het advies(-moment) van de Architectuurraad wordt opgenomen.

Stap 3: Uitvoering

De ROSA-Architectuurscan wordt uitgevoerd door een onafhankelijk uitvoerder van Bureau Edustandaard en wordt gebaseerd op de documentatie die hiertoe door de opdrachtgever ter beschikking is gesteld. Tijdens de uitvoering is er een aantal momenten voor vragen en toelichting over en weer tussen de uitvoerders van de scan en de aanvrager. Dat overleg kan per e-mail of telefonisch plaatsvinden, maar minimaal éénmaal is er een fysieke bijeenkomst. De aanvrager geeft een toelichting op keuzes die afwijken van de ROSA-uitgangspunten. Er wordt door de onafhankelijke uitvoerder toegewerkt naar een advies dat begrijpelijk en herkenbaar is voor de experts van de aanvrager, dat vervolgens aan de Architectuurraad wordt aangeboden ter ondersteuning van haar advies.

Voor de uitvoer van de ROSA-scan kan Bureau Edustandaard experts benaderen. Dit zijn bijvoorbeeld domeinexperts in IAM, gegevensuitwisseling, (onderwijs)semantiek of informatiebeveiliging en privacy; zowel van binnen het onderwijsdomein als er buiten.

Meer over de uitvoering van het scanproces zelf is te vinden op de ROSA-pagina Uitvoering van een ROSA-Architectuurscan.

Stap 4: Advisering

Ter ondersteuning aan de Architectuurraad stelt Bureau Edustandaard een conceptversie van de ROSA-Architectuurscan op en stuurt de architectuurpitch mee. De ROSA-Architectuurscan levert twee soorten adviezen op: adviezen aan het ketenproject en adviezen voor ROSA. De aanvrager geeft tijdens de bijeenkomst van de Architectuurraad een korte introductie over de afspraak, standaard of ketenvoorziening (en het project waar dat eventueel onder valt) en gaat daarna in dialoog met de leden van de Architectuurraad. Vervolgens stelt de Architectuurraad, op basis van de ROSA-Architectuurscan, de adviezen aan het ketenproject vast en neemt een besluit over eventuele wijzigingsvoorstellen aan ROSA.

Stap 5: Verwerking en terugkoppeling

De uitkomsten uit de dialoog tijdens de bijeenkomst van de Architectuurraad worden verwerkt in de ROSA-Architectuurscan die in de volgende bijeenkomst door de Architectuurraad wordt vastgesteld. De aanvrager neemt de adviezen mee en bepaalt met de eigen opdrachtgever hoe de adviezen worden verwerkt. Dit wordt door middel van een memo teruggekoppeld aan de Architectuurraad en Standaardisatieraad.

De adviezen aan ROSA plaatst Bureau Edustandaard op de architectuurbacklog van ROSA waarna deze worden ingepland om door te voeren in ROSA. De uitgevoerde scan wordt gepubliceerd op de ROSA-wiki.

Wat is de doorlooptijd van het aanvraagproces?

Het uitvoeren van de ROSA-Architectuurscan duurt in totaal minimaal 10 weken. Het is belangrijk om voor het moment van aanvragen rekening te houden met de fysieke bijeenkomsten van de Architectuurraad: dat is het moment waarop de adviezen worden besproken en vastgesteld.

De rolverdeling tijdens het proces

In de afbeelding staan de verhoudingen van de verschillende actoren bij het proces van de ROSA-Architectuurscan. Hierbij moet worden opgemerkt dat de uitvoerder van de ROSA-Architectuurscan geen belanghebbende of betrokkene is bij het betreffende initiatief (bijvoorbeeld ketenproject, organisatie) waarvan uit de aanvraag is gedaan. Dit om de architectuurscan met het (voorgestelde) advies onpartijdig te kunnen opstellen.

De Standaardisatieraad heeft het proces vastgesteld en ziet toe dat deze neutraal, transparant en kwalitatief goed verloopt. Zij beoordeelt ook of er ketenvoorzieningen of -projecten in aanmerking kunnen komen voor een ROSA-Architectuurscan.