Hoe dien ik een nieuwe afspraak in?
U kunt een nieuwe afspraak indienen, zodat andere organisaties in het onderwijs er gebruik van kunnen maken. Hieronder staat hoe het aanmeldproces eruitziet en waar u op moet letten.
Afspraken
Voor het onderwijs- en onderzoeksveld komen steeds meer digitale diensten en voorzieningen beschikbaar, zoals leeromgevingen, zoekportals, digitaal lesmateriaal en administratiesystemen. Om uitwisselingen tussen deze voorzieningen en diensten mogelijk te maken, zijn afspraken nodig. Deze afspraken worden beheerd in werkgroepen, die worden ondersteund door Bureau Edustandaard.
Waar moet u op letten voordat de afspraak wordt ontwikkeld?
Voordat u een nieuwe afspraak ontwikkelt, onderzoekt u of een bestaande afspraak bruikbaar is. Zo niet, bedenk dan een unieke, korte naam voor een nieuwe afspraak. Deze moet goed af te korten zijn, de lading dekken en geen overbodige ruis veroorzaken.
Bekijk de vragen in het aanmeldformulier. De vragen gaan over aspecten binnen een afspraak die belangrijk zijn om te documenteren. Leg belangrijke besluiten (bijvoorbeeld op technisch, inhoudelijk en procedureel vlak) meteen vast in de documentatie. Bedenk hoe de architectuur achter de afspraak eruitziet. Geef weer in welke processen de afspraak gebruikt wordt.
Het is belangrijk dat afspraken-in-de-maak in een vroegtijdig stadium aangemeld worden. Niet alleen biedt dit overzicht en transparantie voor de ketenpartijen, maar ook biedt dat gelegenheid om relevante kennis en ervaring in een vroegtijdig te betrekken bij de ontwikkeling van een nieuwe afspraak of een wijziging op een afspraak. Uiteraard moet er voldoende duidelijkheid zijn en een bepaalde mate van concreetheid, het is goed om bij vragen hierover contact te zoeken met Bureau Edustandaard.
Hoe ziet het indienproces eruit?
Stap 0: Ontwikkeling
Het aanmeldproces wordt altijd begeleid door een ander lid van Bureau Edustandaard dan degene die bij de ontwikkeling van de afspraak betrokken is geweest. Dit om de beoordeling door Bureau Edustandaard onpartijdig te laten plaatsvinden.
Stap 1: Voorbereiding
De indiener meldt via info(Replace this parenthesis with the @ sign)edustandaard.nl dat een afspraak aangemeld gaat worden; hierdoor kan Bureau Edustandaard ondersteuning bieden bij de aanmelding. De indiener vult het aanmeldformulier in. Het aanmeldformulier wordt gebruikt als input voor het advies van Bureau Edustandaard, de ROSA-architectuurscan en als basis voor de afspraakpagina op de website van Edustandaard. Neem contact op met Bureau Edustandaard voor een (blanco) aanmeldformulier voor een nieuwe of gewijzigde afspraak.
Voorbeeld van een aanmeldformulier
Stap 2: Advisering
De advisering bestaat uit twee delen.
1. Advies van Bureau Edustandaard
Bureau Edustandaard beoordeelt de afspraak en stuurt het advies met een toelichting naar de indiener. Deze mag hierop een schriftelijke toelichting geven. Het advies van Bureau Edustandaard richt zich voornamelijk op het proces van de totstandkoming, de kwaliteit van de documentatie en het draagvlak, maar kijkt ook globaal naar de inhoud. Het advies wordt gegeven aan de Standaardisatieraad om mee te nemen in de besluitvorming.
Adviesformulier van Bureau Edustandaard
Bij de formulering van het advies kan Bureau Edustandaard experts en belanghebbenden van de afspraak benaderen. Denk bijvoorbeeld aan een Edustandaard-werkgroep die raakvlakken heeft met de afspraak, of een expert op het gebied van privacy, of een technisch expert van een standaard waar de betreffende afspraak gebruik van maakt. De documentatie komt daarnaast op de website van Edustandaard te staan, zodat andere partijen altijd in de gelegenheid gesteld worden om te reageren op de nieuwe afspraak.
2. De ROSA-architectuurscan
De ROSA-architectuurscan is een hulpmiddel om de afspraak te toetsen aan de ROSA, de referentiearchitectuur voor het gehele onderwijs. De afspraak wordt getoetst op onderdelen als werkings- en toepassingsgebied, informatiebeveiliging, gegevensuitwisseling en ketenprocessen. Bureau Edustandaard voert de scan uit voor de Architectuurraad. De uitkomst wordt afgestemd met de indiener en met andere stakeholders. De Architectuurraad stelt de uitkomst en adviezen in de scan vast. Het advies uit de ROSA-scan is voor de Standaardisatieraad om mee te nemen in de besluitvorming.
Na overleg met Bureau Edustandaard kan de indiener een presentatie verzorgen in de Architectuurraad over de punten uit de ROSA-architectuurscan.
Stap 3: Besluitvorming
Ter ondersteuning aan de Standaardisatieraad stelt Bureau Edustandaard een memo op met daarin een korte samenvatting van de afspraak en de verzamelde adviezen. De indiener geeft tijdens de bijeenkomst van de Standaardisatieraad een korte presentatie over de afspraak waarin onder andere de aanleiding en meerwaarde aan bod komen. Verder wil de Standaardisatieraad weten voor wie de afspraak bedoeld is, hoe het draagvlak geregeld is en wat er mis gaat als de afspraak niet bij Edustandaard in beheer wordt genomen. De Standaardisatieraad neemt tijdens de bijeenkomst het besluit tot in beheer name van de afspraak.
Voorbeeldmemo Standaardisatieraad
Stap 4: Nazorg
Bureau Edustandaard past de webpagina van de afspraak aan met de nieuwe informatie. De indiener bespreekt met Bureau Edustandaard wat de eventuele vervolgstappen zijn rondom de afspraak, bijvoorbeeld op het gebied van de doorontwikkeling en de beantwoording van vragen. Ook nodigt hij de contactpersoon van Bureau Edustandaard uit voor de volgende bijeenkomst(en) in het kader van de afspraak.
Wat is de doorlooptijd van het indienproces?
Het aanmeldproces voor een nieuwe afspraak duurt tussen de 14 en 24 weken (3 tot 6 maanden) afhankelijk van wanneer de Standaardisatieraad bij elkaar komt. De twee acties van Bureau Edustandaard kunnen tegelijkertijd plaatsvinden.
- De beoordeling en de ROSA-scan door Bureau Edustandaard start 14 weken vóór de bijeenkomst van de Standaardisatieraad.
- De Architectuurraad ontvangt de uitkomsten van de ROSA-scan 8 weken vóór de Standaardisatieraadbijeenkomst.
- De Standaardisatieraad ontvangt de adviezen van Bureau Edustandaard en de Architectuurraad 4 weken vóór de eigen bijeenkomst.
De rolverdeling tijdens het proces
In de afbeelding staan de verhoudingen van de verschillende actoren binnen Edustandaard tijdens het indienproces. Hierbij moet opgemerkt worden dat bij de ontwikkeling van een afspraak een ander lid van Bureau Edustandaard betrokken is dan bij het indienproces. Dit om de beoordeling door Bureau Edustandaard onpartijdig te laten plaatsvinden.