Aanvragen van een ROSA-scan

U kunt als eigenaar van een ketenvoorziening of opdrachtgever van een ketenproject een ROSA-architectuurscan aanvragen zodat knelpunten en kansen gesignaleerd kunnen worden. Hieronder staat hoe het aanvraagproces eruit ziet en waar u op moet letten.

Wat wordt er gescand?

Binnen het onderwijs- en onderzoeksveld komen steeds meer digitale ketenvoorzieningen beschikbaar. Zij vormen een centraal onderdeel in uitwisselingen tussen de verschillende onderwijsorganisaties of stellen centraal informatie beschikbaar aan het onderwijsveld. Deze voorzieningen en andere diensten voor de onderwijs- en onderzoeksketen worden ontwikkeld in ketenprojecten. Deze ketenprojecten en -voorzieningen kunnen onderworpen worden aan de ROSA-architectuurscan.

Waar moet u op letten bij de aanvraag?

De ROSA-scan is, naast andere instrumenten zoals de PIA (privacy impact assessment), een kwaliteitsinstrument voor de opdrachtgevers van een ketenproject om de risico’s in te schatten en de kwaliteit te meten om zo met een betere onderbouwing de beste keuzes te kunnen maken bij de inrichting van het project. De ROSA-scan richt zich op de kwaliteit van de ketenaspecten en zorgt voor het meten en borgen van de samenhang met andere ketenontwikkelingen. De ROSA (de onderwijsketenreferentie-architectuur) vormt het referentiekader waartegen de scan wordt uitgevoerd.

De voorziening of het project is geschikt voor een ROSA-scan als aan de volgende punten is voldaan:

  • De aanvrager is de opdrachtgever van een nieuwe ketenuitwisseling of eigenaar van een ketenvoorziening.
  • Bij het opstellen van de projectdocumentatie is gebruik gemaakt van de handreiking voor domeinarchitectuur op de ROSA-wiki.
  • De ROSA-scan wordt tijdig aangevraagd zodat het ketenproject kan inspelen op het advies.
  • Het betreft een ketenuitwisseling of -voorziening waar minimaal twee partijen en een onderwijsinstelling bij betrokken zijn, én;
  • Er is sprake van relevante wijzigingen. Dit kan gaan om inhoudelijke, architectuur gerelateerde wijzigingen in het ketenproject (bijvoorbeeld een scopewijziging, uitbreiding van het toepassingsgebied of extra begrippen die nodig zijn in de uitwisseling), maar ook om relevante wijzigingen in de projectcontext, bijvoorbeeld aangescherpte (privacy-)wetgeving etc.
  • Er is een architectuur gerelateerd issue tussen partijen ontstaan gedurende de realisatie van een voorziening, waarbij het helpt dat er een (hernieuwde) ROSA-scan wordt uitgevoerd.

De ROSA-scan geeft adviezen aan het ketenproject, zorgt voor verrijking van ROSA en stelt andere ketenpartijen in staat om kennis te nemen van architectuurwijzigingen zodat zij hiervan het belang kunnen bepalen voor de eigen organisatie of achterban. De bevindingen en adviezen in de ROSA-scan worden om die reden gepubliceerd op de ROSA-wiki en zijn voor anderen in te zien.

Methodiek voor het uitvoeren van de ROSA-scan (versie november 2018)

Hoe ziet het aanvraagproces eruit?

Stap 0: Voorbereiding

De stuurgroep van een ketenproject of van een ketenvoorziening neemt vanaf de start van een nieuwe ontwikkeling (bijv. een project voor vernieuwing van een bestaande ketenvoorziening) in de planning op welk(e) moment(en) tijdens het project er een ROSA-scan wordt aangevraagd. Dit kunnen meerdere momenten zijn tijdens het project waarop (opnieuw) een scan wordt aangevraagd.

Stap 1: Aanvragen

De aanvrager vraagt via info(Replace this parenthesis with the @ sign)edustandaard.nl de ROSA-scan aan en vult hiervoor het aanvraagformulier in en stelt een architectuurpitch op die de context van het project of voorziening schetst. Tevens stelt de aanvrager de relevante documentatie vanuit het ketenproject beschikbaar aan Bureau Edustandaard. Het aanvraagformulier en documentatie wordt gebruikt als input voor de ROSA-architectuurscan en als input voor de relevante pagina’s op de ROSA-wiki.

Aanmeldformulier ROSA-architectuurscan (voorbeeld)
Pitch ROSA-architectuurscan (voorbeeld)

Stap 2: Beoordeling aanvraag

Bureau Edustandaard beoordeelt de aanvraag op of het project of voorziening past binnen de scope van ROSA; de mate van urgentie; en wat is de reden is van de aanvraag. Het Bureau besluit of de scan uitgevoerd kan worden en koppelt dit terug aan de aanvrager. De planning wordt opgesteld samen met de aanvrager waarin ook het advies(-moment) van de Architectuurraad wordt opgenomen.

Stap 3: Uitvoering

De ROSA-scan wordt uitgevoerd door een onafhankelijk uitvoerder van Bureau Edustandaard en wordt gebaseerd op de documentatie die hiertoe door de opdrachtgever ter beschikking is gesteld. Tijdens de uitvoering is er een aantal momenten voor vragen en toelichting over en weer tussen de uitvoerders van de scan en ketenproject. Dat overleg kan per e-mail of telefonisch plaatsvinden, maar minimaal éénmaal is er een fysieke bijeenkomst. De opdrachtgever geeft een toelichting op keuzes die afwijken van de ROSA-uitgangspunten. Er wordt door de onafhankelijke uitvoerder toegewerkt naar een advies dat begrijpelijk en herkenbaar is voor de experts van het ketenproject, dat vervolgens aan de Architectuurraad wordt aangeboden ter ondersteuning van haar advies.

ROSA-architectuurscan (voorbeeld)

Voor de uitvoer van de ROSA-scan kan Bureau Edustandaard experts benaderen. Dit zijn bijvoorbeeld domeinexperts in IAA, het semantisch landschap, of informatiebeveiliging en privacy; zowel van binnen het onderwijsdomein als er buiten.

Stap 4: Advisering

Ter ondersteuning aan de Architectuurraad stelt Bureau Edustandaard een conceptversie van de ROSA-scan op en stuurt de architectuurpitch mee. De ROSA-architectuurscan levert twee soorten adviezen op: adviezen aan het ketenproject en adviezen voor ROSA. De aanvrager geeft tijdens de bijeenkomst van de Architectuurraad een korte introductie over het ketenproject of ketenvoorziening en gaat daarna in dialoog met de Architectuurraadleden. Vervolgens stelt de Architectuurraad, op basis van de ROSA-scan, de adviezen aan het ketenproject vast en neemt een besluit over eventuele wijzigingsvoorstellen aan ROSA.

Stap 5: Verwerking en terugkoppeling

De uitkomsten uit de dialoog tijdens de Architectuurraadbijeenkomst worden verwerkt in de ROSA-scan die in de volgende bijeenkomst door de Raad wordt vastgesteld.

De aanvrager neemt de adviezen mee en bepaalt met de stuurgroep hoe de adviezen worden verwerkt. Dit wordt door middel van een memo teruggekoppeld aan de Architectuurraad.

De adviezen aan ROSA plaatst Bureau Edustandaard op de architectuurbacklog van ROSA waarna deze worden ingepland om door te voeren in ROSA.

Wat is de doorlooptijd van het aanvraagproces?

Het uitvoeren van de ROSA-scan duurt in totaal minimaal 10 weken. Het is belangrijk om voor het moment van aanvragen rekening te houden met de fysieke bijeenkomsten van de Architectuurraad: dat is het moment waarop de adviezen worden besproken en vastgesteld.

De rolverdeling tijdens het proces

In de afbeelding staan de verhoudingen van de verschillende actoren bij het proces van de ROSA-scan. Hierbij moet worden opgemerkt dat de uitvoerder van de ROSA-scan geen belanghebbende of betrokkene is bij het betreffende ketenproject of ketenvoorziening. Dit om de architectuurscan met het (voorgestelde) advies onpartijdig te kunnen opstellen.