Uitwisseling Leerlinggegevens en Resultaten (UWLR)

Versie: Uitwisseling Leerlinggegevens en Resultaten 2.3
Status: Concept - maart 2020
Sector: PO VO MBO

Beschrijving

Scholen maken gebruik van methodeapplicaties (bijvoorbeeld van een uitgever) waarbij leerlingen/studenten worden ondersteund bij het leren en aan het einde of tussendoor worden getoetst. Ook worden leerlingen/studenten middels speciale toetsapplicaties of assessments getoetst. Belangrijk is dat de resultaten van deze toetsen overgedragen kunnen worden van een educatieve applicatie naar het leerlingadministratiesysteem cq studentinformatiesysteem of leerlingvolgsysteem van een school. En, voordat de leerling/student aan de gang kan, moeten bepaalde leerling-/studentgegevens van de school naar deze applicaties worden overgedragen om de toetsomgeving voor de leerlingen/studenten in te richten. De afspraak Uitwisseling Leerlinggegevens en Resultaten (UWLR) is bedoeld om de uitwisseling van leerling/student-gegevens en resultaten te faciliteren.

In deze versie 2.3 van de afspraak UWLR worden de volgende aanpassingen t.o.v. versie 2.2.1 gerealiseerd:

  • In de heenweg van leerling-/studentgegevens is het ECK-iD de primaire identifier (uitwisselsleutel) van de leerling; in UWLR 2.2.1 en eerder was het LAS-key altijd verplicht. De werkingsregel hierbij is:
    “Als een leerling een ECK-iD heeft dan moet dit als identifier van de leerling worden gebruikt, eventueel tijdelijk aangevuld met het LAS-key. Alleen als een leerling geen ECK-iD heeft, mag het LAS-key worden gebruikt.”
  • Bovenstaande werkingsregel heeft geleid tot analoge aanpassingen voor de beide profielen “Smalle set” en “LVS-set” op de leerlinggegevens: ECK-iD primaire uitwisselsleutel en dus niet altijd LAS-key verplicht.
    In het UWLR 2.3 profiel “Smalle set” is tevens het veld Geboortedatum van Leerling verwijderd (conform attributenbeleid).
    In het UWLR 2.3 profiel “LVS-set” zijn tevens de velden Voorletters en BSN-4 binnen Leerling verwijderd en is het veld “E-mail adres van leerkracht” toegevoegd.
  • In de terugweg van resultaatgegevens is het ECK-iD de primaire identifier van de leerling in navolging van de heenweg (in UWLR 2.2.1 en eerder was LAS-key altijd verplicht). De werkingsregel is hierbij afgeleid van de heenweg:
    “Gebruik voor de leerling de in de heenweg gehanteerde identificatie (ECK-iD of LAS-key) of beide identificaties (ECK-iD en LAS-key).”

UWLR 2.3 zorgt ervoor dat per leerling één van de volgende drie situaties ter identificatie van de leerling kunnen voorkomen en merk hierbij op dat in voorgaande versie UWLR 2.2.1 alleen de laatste twee situaties mogen voorkomen:

  • Alleen veld “ECK-iD” (bij voorkeur),
  • Beide velden “ECK-iD” en “Leerling id” (met LAS-key),
  • Alleen veld “Leerling id” met LAS-key (alleen als leerling geen ECK-iD heeft)

De documentatie van deze Edustandaard afspraak Uitwisseling leerlinggegevens en resultaten (UWLR) versie 2.3 is nog niet beschikbaar; voor nu staan de wijzigingen in  het memo “Request for Change UWLR 2.2.1 ECK-iD (aangepast voorstel)” beschreven.
Let op, het aanvankelijke voorstel van 25 februari is op 21 april aangepast naar aanleiding van binnengekomen commentaar tijdens de review. Door deze aanpassing zijn de profielen “Smalle set” en “LVS-set” in overeenstemming met het door Edu-K vastgestelde attributenbeleid gebracht; d.w.z. dat de veld Geboortedatum van de Leerling uit “Smalle set” is verwijderd en velden Voorletters en BSN-4 van Leerling uit “LVS-set” is verwijderd.

De documentatie van voorgaande versie UWLR 2.2.1 blijft met uitzondering van genoemde aanpassingen allemaal onveranderd voor UWLR 2.3.

Samenhang

EDEXML wordt gebruikt als uitwisselingsformaat voor de leerling-/studentgegevens. UWLR 2.3 veronderstelt EDEXML 2.1; alleen de mogelijkheid dat het ECK-iD zonder LAS-key zou kunnen voorkomen is een kleine afwijking van EDEXML 2.1 waarbij het LAS-key altijd verplicht aanwezig is.

Meerwaarde

Door het gebruik van UWLR kunnen leerresultaten geautomatiseerd worden overgezet van bijvoorbeeld de methodewebsite of een landelijk toetssysteem naar het leerlingvolgsysteem (LVS) of leerlingadministratiesysteem (LAS) cq studentinformatiesysteem (SIS). Dat scheelt docenten veel tijd, en bovendien voorkomt het fouten bij het overtypen van gegevens. Het overzicht in het LAS/SIS zal meer up-to-date zijn. Het voordeel van UWLR voor onderwijsinstellingen is dat zij de resultaten makkelijker en dus vaker kunnen verwerken. Ze hoeven geen gegevens te printen en over te typen. Bijkomend voordeel is dat de automatische gegevensuitwisseling een kleinere kans op typefouten met zich meebrengt. Voordeel voor marktpartijen is dat ze minder koppelingen voor de uitwisseling van leerling-/studentgegevens en leerresultaten hoeven te ontwikkelen en onderhouden.

De verplichting van het LAS-key in voorgaande versies van UWLR staat op gespannen voet met de voltooiing van de implementatie van het ECK-iD omdat dat moment het startsein is om de dataminimalisatie conform het attributenbeleid van EDU-K te gaan doorvoeren. Dat houdt onder andere in dat de ketenafhankelijke identifiers als het LAS-key moeten verdwijnen voor die leerlingen die een ECK iD hebben c.q. zouden kunnen hebben. Deze verplichting van het LAS-key in berichten van voorgaande UWLR-versies belemmert daarmee de invoering van het ECK-iD in de leermiddelenketen.

Gebruik

Deze versie 2.3 van de afspraak Uitwisseling Leerlinggegevens en Resultaten is ontwikkeld en wordt gebruikt door verschillende uitgeverijen, toetsaanbieders en leveranciers van leerlingadministratiesystemen in het PO. Deze ketenpartijen werken samen in de projectgroep binnen Edu-K.

Implementatie

Deze bronnen helpen bij de implementatie van de afspraak UWLR (Uitwisseling Leerlinggegevens en Resultaten):

De technische onderdelen in de UWLR-viewer 2.2.1, zoals de hoofdonderdelen Protocollen, Berichten, Profielen en Systemen. Let op, dat de verplichting van het LAS-key daarbij is vervallen en dat op beide velden “Leerling id” voor LAS-key en “ECK-iD” de volgende werkingsregel van toepassing is:
“Als een leerling een ECK-iD heeft dan moet dit als identifier van de leerling worden gebruikt, eventueel tijdelijk aangevuld met het LAS-key. Alleen als een leerling geen ECK-iD heeft, mag het LAS-key worden gebruikt.”

Technische bestanden bij UWLR 2.3 (versie 20200430).
Let op, deze technische bestanden zijn beschikbaar maar het kan nog veranderen omdat de reviewperiode nog niet is afgerond.

Bijeenkomsten

Er zijn geen bijeenkomsten gepland.
Documentatie van eerdere bijeenkomsten is terug te vinden in het overzicht bijeenkomsten.